Rekisteri- ja tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Filantropia ry, Postiosoite: PL 236, 00101 Helsinki; Käyntiosoite: Palkkatilankatu 7 A 104, 00240 Helsinki.

filantropia@ort.fi
www.filantropia.fi
Y-tunnus: 1804003-5

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Riina Nguyen, riina.nguyen@ort.fi
Tietosuojavastaava

3. Rekisterin nimi

Filantropian jäsenrekisteri – oma rekisteri
Filantropian asiakasrekisteri – oma rekisteri
Filantropian uutiskirje – MailChimp-palvelu 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietoja kerätään jäsenyyden vuoksi ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu (jäsenyys, lahjoittaja).

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

5. Rekisterin tietosisältö

Filantropia ry käsittelee henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja vain jäsenyyden tuottamisen edellyttämässä laajuudessa. Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat jäsenen nimi ja yhteystiedot. 

Jäsentiedot säilytetään kunkin voimassa olevan lain edellyttämän säilytysajan (mm. yhdistys- ja kirjanpitolaki). Muita jäsenten tietoja säilytetään, kunnes rekisteröity ne erikseen pyytää poistamaan tai ehtojen mukainen aikaraja käy umpeen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseniltä mm. www-lomakkeella lähetetyistä viesteistä, kirjeitse, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Filantropia ry ei luovuta tietoa kaupalliseen käyttöön eikä säilytä tietoa tai luovuta EU/ETA:n ulkopuolelle. 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti palomuurilla, kirjautumisen taakse suojatussa palvelussa tai tiloissa, joihin asiattomilta pääsy on estetty. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin kirjatut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).